Solicitar una fotocopia del DNI es una práctica común en algunos trámites, pero hacerlo sin respaldo legal podría acarrear sanciones de hasta 100.000 euros por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Entonces, ¿Cuándo es legal que te pidan una fotocopia del DNI y cuándo debes negarte? En este artículo te lo aclaramos.
¿Es legal que te soliciten una fotocopia del DNI?
Esta práctica es legal cuando existe una justificación legal para hacerlo, como en los siguientes supuestos:
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Cuando la empresa en la que trabajas realiza tu contrato laboral y necesita registrarlo en la Seguridad Social
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Cuando el banco te solicita una copia del DNI para verificar tu identidad, conforme a la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales
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En una operación de compraventa ante notario, donde es obligatorio acreditar la identidad de las partes, tanto comprador como vendedor
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En una gestoría al contratar un seguro de vida, de hogar o del coche
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En la contratación de un crédito hipotecario, donde se deben verificar todos los datos personales del solicitante
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También puede ser legal en procedimientos ante organismos públicos, como en trámites de extranjería, registros oficiales o solicitud de subvenciones
En todos estos casos debe informarse sobre el uso de los datos, el responsable del tratamiento y el tiempo de conservación de la copia, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Prohibición de realizar fotocopias al DNI
No es legal que te pidan una fotocopia del DNI si no te explican claramente para qué se utilizará ni garantizan que tus datos personales estarán debidamente protegidos.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha multado en distintas ocasiones a empresas por solicitar copias del DNI sin una justificación legal, ya que esta práctica puede propiciar fraudes, como la suplantación de identidad.
Por ejemplo, no es legal que un hotel te solicite o fotocopie tu DNI. La normativa solo exige recoger ciertos datos como el nombre, apellidos, número de documento, tipo, nacionalidad y fecha de nacimiento. Solicitar una copia del documento incluye información personal innecesaria, como la fotografía o datos familiares, lo que vulnera el artículo 5.1.c) RGPD.
Normativa sobre la copia del DNI
Desde 2006 y en base al RD 522/2006 está prohibido almacenar copias del documento nacional de identidad, ya que contiene información personal que podría ser utilizada para hacerse pasar por otra persona.
Y no es obligatorio entregar una fotocopia del DNI al realizar trámites incluso con la Administración Pública, salvo que exista una razón legal concreta.
¿Cómo hacer una fotocopia de DNI de manera segura?
El DNI contiene información sensible y un uso indebido puede tener efectos negativos para el titular. Te damos algunos consejos para evitar riesgos innecesarios:
- Fotocopia en blanco y negro: Una forma sencilla de protegerte es enviar la imagen del DNI en blanco y negro en lugar de color. Esto deja claro que no es el original y evita que pueda utilizarse como tal. Al ser una copia menos realista, se reduce el riesgo de suplantación de identidad.
- Pixela los datos que no sean necesarios: No siempre es obligatorio mostrar toda la información del DNI, así que, puedes editar y pixelar aquellos datos que no te hayan solicitado expresamente.
- Añade un texto explicando el uso: Una medida útil es escribir sobre la imagen una nota que indique por qué la estás enviando. Por ejemplo: «Sólo válida para el trámite X». Esto limita el uso a ese contexto específico y no interfiere en la validez de la fotocopia del documento.
- No compartas el DNI con fuentes sospechosas: Ante una solicitud fraudulenta, consulta antes o directamente rechaza.
- No envíes por email la fotocopia sin medidas de seguridad: La AEPD señala que datos sensibles como el DNI requieren una protección especial y no deben enviarse por correo electrónico sin cifrado o medidas adicionales de seguridad. Por ejemplo, proteger el documento por medio de una clave o pedir al receptor que la elimine.
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